Quiénes somos
El Grupo de Almacén e Inventarios hace parte de la Subdirección Nacional de Gestión Corporativa – Resolución No SC -613 de 2021.
El propósito principal es planear, programar, ejecutar, supervisar, controlar todas actividades y tareas relacionadas con el registro, asignación, administración, custodia, suministro y baja de los bienes de la ESAP a nivel nacional. Además de promover su buen uso y seguridad de estos por parte de los servidores públicos y contratistas de la institución.
Cómo lo hacemos:
El Grupo de Almacén e Inventarios realiza todas sus actividades correspondientes a través de los siguientes frentes de servicio:
Normatividad
Manuales y procedimientos
Gestión de Solicitudes
Gestionar de manera oportuna la entrega, traslado o devolución de activos fijos, elementos devolutivos y bienes de consumo dentro de la ESAP. Las solicitudes se reciben a través de la cuenta de correo almacen.inventarios@esap.edu.co, utilizando el formato establecido en Isolución correspondiente para cada caso. Todo esto, con el fin de garantizar una distribución controlada, conforme a la normatividad vigente.
A continuación, se detallan los tipos de solicitudes que se tramitan:
Tomas Físicas de Inventarios
Realizar la validación física de los bienes y activos fijos existentes, con el objetivo de verificar y depurar el estado de los activos y bienes propiedad de la Escuela Superior de Administración Pública en todas las ubicaciones y dependencias de la ESAP del país.
Formatos
Gestión Contable
Gestionar el registro y control de las actividades relacionadas con: los ingresos y egresos; la depreciación, el deterioro, las bajas de activos fijos, bienes devolutivos, y la dinámica contable.
Así mismo, apoyar la definición de los lineamientos para el manejo y administración de los bienes de la ESAP mediante la clasificación, y gestión de los bienes con el propósito de suministrar información financiera uniforme, de fácil acceso y que permita controlar los recursos de la entidad.
Procedimiento de Bajas
Gestionar las actividades necesarias con el objetivo de asegurar que los bienes que ya no son útiles o que han cumplido su ciclo de vida útil sean correctamente desvinculados del inventario y patrimonio de la ESAP. La baja de los bienes se lleva a cabo mediante un procedimiento detallado que incluye la verificación de su estado físico, su registro contable y la justificación de su retiro.
Clasificación de Bajas
Formatos
Gestión de Territoriales
Prestar asesoría técnica, operativa y administrativa a las sedes territoriales de la ESAP en lo relacionado con el registro, suministro, custodia, conservación, toma física y bajas de los bienes asignados para su normal funcionamiento.