Grupo de Administración Documental y Gestión de la Información

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¿Qué es el GADGI?

El Grupo de Administración Documental y Gestión de la Información (GADGI) es la instancia responsable de establecer lineamientos generales para la administración documental y gestión de la información de la ESAP, conforme a las directrices del Archivo General de la Nación.

En consecuencia, es responsable de la formulación de políticas y prácticas para asegurar una adecuada gestión documental y administrativa de archivos; como también, de liderar los procesos de capacitación en dicha materia y de su integración con otros modelos de gestión institucional para garantizar la conservación y organización de la documentación, así como la eficiencia en el manejo de la información.

¿De qué se encarga el GADGI?

El artículo quinto de la Resolución No. SC 614 asigna las funciones del GADGI. En resumen, tiene las siguientes funciones:

  • Elaborar y mantener actualizados los instrumentos y herramientas archivísticas conforme a la normativa vigente.
  • Integrar la gestión documental con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y demás políticas y modelos de gestión institucional pertinentes.
  • Mantener actualizado el proceso de gestión documental, procedimientos y documentos dentro del Sistema Integrado de Gestión.
  • Colaborar con la Dirección de Talento Humano en la inclusión de la gestión documental en el plan anual de capacitación.
  • Capacitar sobre procedimientos de comunicación oficial y gestión documental en sus diversas fases. Administrar y custodiar el archivo central, asegurando la conservación y seguimiento adecuado de la información.
Para más información consulte Resolución No. SC 614

Leo Jhymy Castillo

Jefe Grupo de Administración Documental y Gestión de la Información

Marco Legal

Instrumentos Archivísticos

Define los lineamientos para la normalización de formas, formatos y formularios electrónicos que optimicen los procesos internos, aseguren la integridad de la información y mejoren la experiencia del usuario, contribuyendo a la consolidación de la ESAP como una institución moderna y eficiente.

Establece los parámetros para la conservación, preservación y recuperación de la información vital o esencial para la continuidad en el desarrollo de la misión y actividades propias de la Escuela Superior de Administración Pública ESAP, en la eventualidad que se presente cualquier riesgo o situación de emergencia, desastre o vandalismo de origen natural, biológico o humano.

Desarrolla un marco integral de directrices y estrategias para la reprografía (fotografía, el fotocopiado, microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel) y la gestión eficiente de documentos de archivo en la Escuela Superior de Administración Pública, garantizando la integridad, conservación, acceso, uso, preservación y disponibilidad de la información documental por medio de las diferentes tecnologías disponibles.

Emerge como respuesta a los desafíos que presenta la administración de un patrimonio documental distribuido en 15 direcciones territoriales, sedes centrales y Centros Territoriales de Administración Pública (CETAP); para garantizar la conservación integral y a largo plazo de los documentos de archivo de la ESAP, en cualquier soporte, asegurando su autenticidad, integridad, accesibilidad y disponibilidad para fines administrativos, legales, históricos y culturales, contribuyendo así a la transparencia, la eficiencia y la preservación de la memoria institucional.

Ofrece lineamientos técnicos para las auditorías de gestión documental en el marco del Sistema Integral de Auditoria, implementado en el Sistema de Gestión de la Calidad  de la Escuela Superior de Administración Pública -ESAP.

Instrumento fundamental para los archivos que refleja, de manera organizada, todas las funciones y actividades de la entidad (las series y subseries documentales y su respectiva codificación, creadas y gestionadas, independientemente de su soporte y cronología).

Instrumento archivístico que lista las series y/o subseries documentales (Categorías de información) de acuerdo con las funciones de cada dependencia, estableciendo tiempos de retención en archivo de gestión y central y una disposición final conservando aquellos documentos que por su naturaleza aporten a la memoria institucional. Aplica para archivos de gestión.

3.1. Certificado de convalidación TRD
3.2. Certificado inscripción al RUSD TRD

Listado de series documentales o asuntos a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el Archivo Central, así como una disposición final. Aplica para fondos acumulados.

Instrumento archivístico que permite agrupar la planeación, seguimiento e implementación de aspectos relevantes de los procesos de gestión documental y administración de archivos en cumplimiento de las normas y directrices determinadas por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Instrumento archivístico que establece las restricciones de accesos y seguridad a los documentos.

Herramientas para la Gestión Documental

Establece las regulaciones y requerimientos generales para la gestión documental institucional, por medio de la definición de lineamientos para el ciclo de vida de los documentos. Determina responsabilidades y actividades a realizar, garantizando la eficiencia de la gestión institucional y la conservación del patrimonio documental.

Conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad; en cualquier etapa de su ciclo vital.

Establece los lineamientos para la correcta aplicación de los principios archivísticos, en las actividades de planeación (técnica), producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo, y valoración para la información elaborada en la Escuela Superior de Administración Pública, durante la vigencia fiscal.

Contiene la revisión del estado actual de la gestión documental en aspectos administrativos, archivísticos, de conservación, infraestructura y tecnología y formula acciones de mejora, con el propósito de salvaguardar el patrimonio documental de la ESAP.