Yadira León Vargas, Contratista Soporte Técnico Active Document y Carmen Cecilia Lagos Caballero, Profesional Especializado visitaron las instalaciones de la ESAP territorial Santander, el 10 y 11 de noviembre, para realizar el seguimiento al Proceso de Gestión Documental, y así poder brindar las herramientas necesarias y el soporte técnico para preservar la memoria institucional de la territorial
“Tenemos una acción de fortalecimiento y de capacitación en Gestión Documental en la Territorial, eso es importante porque son los documentos relevantes de todo nuestro archivo, esto es clave en estos momentos de acreditación de la carrera de Administración Pública y de nuestro accionar frente a las comunidades y a lo que hacemos para todas las entidades y personas con las cuales la ESAP tiene compromiso en este país”, manifestó Lucas Moreno Leal, Director ESAP Territorial Santander
La finalidad de la visita fue verificar la implementación de los procedimientos de correspondencia en cuanto a comunicaciones recibidas, enviadas y a comunicados internos. Así como de la implementación de los procedimientos de archivo en cuanto a conocimiento y aplicación de las TRD, organización de los archivos de gestión, archivo centralizado de gestión, transferencias documentales, la aplicación del Manual de Gestión Documental, la utilización de los formatos del proceso 13 Gestión Documental, la inducción y reinducción en parámetros generales para identificación de las comunicaciones oficiales, clasificación a serie y subserie documental, organización de archivos de gestión, clasificación de documentos físicos y electrónicos de T RD y su archivo y almacenamiento. Verificación del estado de conservación de los documentos en cuando a medidas de seguridad, limpieza y desinfección de muebles y depósito de archivo, utilización de insumos de archivo y de protección. Y así poder analizar las necesidades de actualización de la tabla de retención documental. Y dar soporte técnico y retroalimentación a cada uno de los grupos de trabajo de la Dirección Territorial en cuanto al proceso de Gestión Documental para poder hacer Planes de Mejoramiento.