El proceso de evaluación profesoral en la ESAP inicia con una campaña de sensibilización y difusión que se realiza dos veces al año. Esta campaña es responsabilidad del Grupo de Gestión Profesoral, que se encarga de elaborar y difundir materiales informativos a través de los canales oficiales de la institución. El propósito de estas piezas comunicativas —que pueden incluir videos, correos electrónicos y circulares— es informar y sensibilizar a todos los actores involucrados sobre los mecanismos, los tiempos y los objetivos de la evaluación profesoral, incentivando así una participación y efectiva.

Esta fase es fundamental para crear conciencia sobre la importancia de la evaluación y asegurar que cada participante conozca claramente sus responsabilidades y el proceso que se llevará a cabo.

Simultáneamente, el Grupo de Gestión Profesoral, en conjunto con la Dirección de Registro y Control, habilita y parametriza el sistema de información que la institución utiliza para registrar las evaluaciones. El sistema académico ARCA o el que disponga la entidad, se ajusta para facilitar la evaluación docente según los distintos actores evaluadores que intervienen en el proceso. Esta herramienta tecnológica es vital para centralizar y organizar toda la información que se genera durante la evaluación, garantizando que los datos sean accesibles y confiables para la toma de decisiones posteriores.

El paso siguiente es la ejecución propiamente dicha de la evaluación.

Los estudiantes tienen la responsabilidad de diligenciar la evaluación del docente mediante el instrumento establecido en el aplicativo ARCA.

Cada docente debe realizar una autoevaluación según los tiempos establecidos por el calendario académico.

Los jefes inmediatos y otros actores evaluadores analizan diversas fuentes de información para emitir un juicio informado sobre el desempeño del docente, en línea con lo estipulado en el Artículo 83 del Acuerdo 009 de 2004. Esta normativa define las pautas y criterios para la evaluación, y se complementa con el artículo 79, que orienta la toma de decisiones basadas en la información recopilada.

Esta fase es crucial porque involucra a múltiples actores y asegura un enfoque integral y justo en la evaluación.

Una vez recopilados los datos, el Grupo de Gestión Profesoral procede a consolidar los registros y resultados al final de cada periodo académico. Gestión Profesoral integra los reportes cualitativos y cuantitativos obtenidos para determinar la calificación final de cada docente, respetando la normatividad vigente. Para ello, se apoyan en reportes generados directamente desde el sistema ARCA. El informe de evaluación resultante se presenta al Comité Docente, órgano que revisa y valida los resultados.

Este paso es esencial para asegurar la transparencia y formalidad del proceso, además de proporcionar una base sólida para las decisiones académicas relacionadas con la gestión del personal docente.

Posteriormente, el Grupo de Gestión Profesoral envía alertas a las Direcciones Territoriales y a las Decanaturas con el fin de la correcta verificación del cargue de la información en el sistema ARCA.

En caso de que se detecten inconsistencias o novedades, las instancias territoriales y académicas deben responder con la información o corrección pertinente. Esta comunicación se realiza a través de correos electrónicos u oficios, lo que contribuye a mantener la integridad y confiabilidad de los datos, evitando errores que puedan afectar el resultado final de la evaluación.

Cada semestre, se presenta un informe de evaluación docente ante el Comité Docente, que incluye no solo los resultados, sino también recomendaciones fundamentadas en el Artículo 83 del Acuerdo 009 de 2004. Esta presentación formal se acompaña de actas y documentos que respaldan el proceso, lo que facilita la discusión y toma de decisiones en el Comité, garantizando que la evaluación sirva para mejorar la calidad académica y el desempeño docente.

Una vez aprobado el informe por el Comité Docente, el Grupo de Gestión Profesoral comunica los resultados de la evaluación a las instancias correspondientes, así como a los profesores y a sus jefes inmediatos, siguiendo lo establecido en el artículo 86 del mismo acuerdo. Esta comunicación es gestionada a través de la Secretaría Técnica del Comité Docente, el Coordinador del Grupo Gestión Profesoral, que se encarga de certificar y difundir la información de manera oficial, asegurando que todos los actores conozcan los resultados y puedan actuar en consecuencia.

En caso de que un docente no esté conforme con los resultados de la evaluación, tiene la posibilidad de interponer un recurso de reposición ante el Comité Docente en un plazo máximo de cinco días desde la notificación. Si después de esta respuesta la inconformidad persiste, el profesor puede presentar un recurso de apelación ante el Consejo Académico Nacional, también dentro de un plazo de cinco días. Estos recursos son gestionados por diferentes instancias, incluyendo la Dirección Nacional, Direcciones Territoriales, el Grupo de Gestión Profesoral, el Comité Docente y el Consejo Académico Nacional. La documentación relacionada, como actas y respuestas, queda registrada para garantizar la transparencia y el debido proceso (Código de procedimiento: GH-PT-019).

Finalmente, una vez culminado todo el proceso, el secretario del Comité Docente notifica oficialmente la calificación a los profesores, estudiantes, decanos, directores territoriales y cuerpos colegiados, conforme al Artículo 86, parágrafo 3, del Acuerdo 009 de 2004. Esta publicación puede hacerse a través de la página web institucional y mediante certificaciones formales, lo que garantiza que la información sea accesible y pública para todos los interesados, cerrando así el ciclo de evaluación de manera clara y formal. (Código de procedimiento GH-PT-019)