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La Secretaría General coordina la presentación en los asuntos que deban someterse a la consideración del Consejo Directivo Nacional y del Consejo Académico Nacional. Dar trámite, radicar, comunicar y notificar, en los términos legales, actos administrativos proferidos por Entidad y difundirlos según sea el caso. Refrendar con su firma los diplomas, actas de grado, títulos y certificados académicos que expida la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP. Velar por la adecuada guarda, custodia, actualización y verificación de los registros de los programas académicos de la ESAP. Ejercer el control interno disciplinario en primera instancia, comunicar y notificar los actos administrativos que de él se generen, conservar y mantener actualizado el archivo institucional.

Equipo de Trabajo:

Rosa Piedad Viracachá Torres
Mónica Mabel Chilito Velasco
Deysi Cuestas Mahecha
Katherine Valencia
Juan Diego Cristancho Rojas
Laritza Johanna Martínez Rodríguez

Teléfono: 20202790 Ext. 4104 – 4111 – 4112

La Secretaría General tiene procedimientos que obedecen a los servicios
que se describen a continuación:

  1. Recepcionar los actos administrativos llegan a la Secretaria General de las áreas que generan estos documentos (dirección, académica, Talento humano y demás.
  2. Radicar en un libro (minutas) para control interno del área del consecutivo de la numeración de las resoluciones.
  3. Enumerar, fechar y realizar proceso de scanner; comunicar a través del correo electrónico (oficina generadora y todas las personas involucradas en la expedición, así como el destinatario.
  4. Realizar el proceso de publicación de los actos administrativos, por medio del programa Academusoft, en la página de la Escuela, con usuario asignado, documento, Secretaria General, documentación, resoluciones.
  5. Se notifican los respectivos Actos Administrativos que así lo ordenen. Para el efecto se cita al involucrado para realizar la notificación personal en la Secretaria General o en caso de mediar autorización, se realiza la respectiva notificación por medios electrónicos.
  6. Archivar el documento y custodiar durante 2 años en la Secretaria General, luego de este periodo efectuar la transferencia al archivo central.
  1. Revisar que el diploma impreso allegado por la Subdirección Académica corresponda con la información aportada y con la fotocopia de la cédula. Si se presentan errores se identifica y se coordina corrección.
  2. Firmar el diploma revisado.
  3. Enviar los diplomas a las Direcciones territoriales
  1. Revisar las actas individuales de grado allegadas de las Direcciones Territoriales y Sede Central por correo electrónico. Si se presentan errores se identifica y se coordina corrección con el Área Académica y las Direcciones Territoriales.
  2. Firmar el Acta de Grado revisada.
  3. Remitir a las facultades y Direcciones Territoriales según el caso.
  1. Recibir el certificado elaborado por el grupo de Registro y Control Académico.
  2. Revisar el nombre, número de cédula, programa, semestre, nombre de la asignatura que correspondan a lo que aparece en el reporte de Academusoft.
  3. Firmar y entregar al grupo de Registro y Control Académico. Esta actividad se realiza diariamente.
  1. Firmar los certificados que solicitan las cajas para ayudas económicas
  2. Entregar al grupo de Registro y Control Académico.

Diferentes entidades solicitan verificar la autenticidad de los títulos académicos expedidos por la ESAP. Estas solicitudes se remiten al grupo de registro y control académico, quienes dan respuesta al solicitante y entregan copia de la misiva por medio electrónico a la Secretaria General.

Solicitar a la Subdirección Académica, mediante comunicación escrita, los registros calificados de los programas que oferta la ESAP.

Para obtener información personal sobre requisitos y procedimientos relacionados con los servicios que presta la ESAP, puede dirigirse a la Calle 44 No.- 53-37 CAN, Bogotá, D.C, grupo de Servicio al Ciudadano, ubicada en la entrada principal, de lunes a viernes entre las 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Fuera de Bogotá en cada una de las sedes territoriales.
Para la presentación de una queja, reclamo contra funcionario(s), área(s), servicios o procedimientos de la ESAP, por inadecuada atención en la prestación de los servicios se deberá elevar una queja, para lo cual puede enviar su comunicación a través del siguiente correo. Puede hacerlo a través de los siguientes medios:

Contamos con atención personalizada o a través de los siguientes medios:

Línea 2202790, extensiones 4104, 4106, 4110, 4111 y 4112
Twitter ‎@ESAPOficial
Correo Electrónico: servicio.ciudadano@esap.gov.co
PQRSD: http://apl01.esap.edu.co/esap/hermesoft/cacIG/index.jsp

  1. Radicación de PQRS: los ciudadanos pueden radicar y hacer seguimiento de sus peticiones, quejas y reclamos a través de la página web esap.edu.co, en el link http://apl01.esap.edu.co/esap/hermesoft/cacIG/index.jsp. En este mismo link, se puede hacer seguimiento a cualquier petición registrada.
  2. Trasladar los requerimientos reportados al área o sede territorial responsable de emitir respuesta.
  3. Tramitar el requerimiento en el término establecido dentro del marco legal regulatorio.
  4. Emitir y comunicar a la parte interesada, usuario interno y/o externo con copia al grupo de Servicio al Ciudadano.
  5. Elaborar informes (mensual, trimestral y semestral) descriptivo y estadístico del trámite y estado de los requerimientos el cual debe ser presentado a Secretaría General.
  6. Hacer seguimiento de manera trimestral a las PQRS reportados en la oficina de quejas y reclamos e identificar los más recurrentes o los de mayor impacto negativo en el funcionamiento de la ESAP para tomar acciones de mejora.
    Comunicarse con el usuario que presentó la petición, queja, reclamo o sugerencia, con el fin de conocer su satisfacción con la respuesta recibida.

La ESAP trabaja permanentemente para facilitar a los ciudadanos el acceso a todos los servicios de la Entidad, garantizar el derecho a la información solucionar de manera oportuna, eficiente y eficaz sus peticiones, quejas, reclamos y denuncias.
A través del grupo de Servicio al Ciudadano, usted podrá recibir información acerca de la misión, funciones, procesos y procedimientos según los manuales y normatividad de la ESAP.

Dirección: Calle 44 # 53 – 37 CAN – Bogotá D.C, Piso 1
PBX al cual los ciudadanos en Bogotá se pueden comunicar 2202790 Ext. 4104 -4111 -4112

Equipo de Trabajo

María Helena Páez Fandiño
Danitza Amaya Gacha
Franclin Rodríguez Zamora
Santiago Murcia Roa
Lucy Yadira Reyes Herrera

Horario de Atención al Público de Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Correo Electrónico:
• servicio.ciudadano@esap.gov.co
Horario de 8:00 am a 5:00 pm

  1. Elaborar, aplicar y actualizar las TRD y TVD.
  2. Organizar documentos en el archivo de gestión.
  3. Realizar Transferencia de documentos al archivo central.
  4. Consulta y suministro de información y documentación.
  5. Conservación de la documentación y definición de la disposición final de documentos.

Administrar las comunicaciones oficiales de la ESAP, a través del aplicativo de correspondencia, con el fin de controlar comunicaciones oficiales recibidas, comunicaciones internas, comunicaciones oficiales enviadas, comunicaciones oficiales vía fax y comunicaciones oficiales por correo electrónico.

  1. Recepcionar las comunicaciones oficiales que ingresan a la entidad por los diferentes canales (a través de ventanilla, vía fax, correo electrónico o empresas de mensajería).
  2. Registrar datos en el aplicativo de correspondencia.
  3. Radicar la comunicación y Direccionar al responsable de dar respuesta.
  4. Gestionar las comunicaciones asignadas.
  5. Proyectar respuesta y enviar la comunicación.