Dirección Financiera

Escuela Superior de Administración Pública

Directora Técnica Financiero
Gina Janneth Chappe Chappe

¿Qué es la Dirección Financiera?

Dirección responsable de dirigir la ejecución de las operaciones financieras con el fin de garantizar el adecuado manejo, disposición, administración, custodia e inversión de los recursos financieros y del patrimonio de la ESAP.

Servicios que brinda

Dirigir la ejecución de las operaciones financieras con el fin de garantizar el adecuado manejo, disposición, administración, custodia e inversión de los recursos financieros y del patrimonio de la ESAP.
Proponer y ejecutar las políticas, normas y procedimientos aplicables a la administración de los recursos fiscales de fa ESAP.
Planear, organizar, coordinar, supervisar y controlar las operaciones de presupuesto, contabilidad, tesorería y cartera de la ESAP.
Dirigir el registro, ejecución y control de los planes, programas y proyectos en materia presupuestal, contable, de tesorería y cartera.
Dirigir y participar en la elaboración, presentación y sustentación del anteproyecto de presupuesto de funcionamiento de la Entidad.
Dirigir la ejecución y verificación de las acciones y procedimientos establecidos para la gestión y control institucional relacionado con el proceso de recaudo y control de los aportes de la Ley 21 de 1982, destinados a la ESAP, y de los ingresos corrientes.
Dirigir la oportuna elaboración y pago de las declaraciones fiscales y parafiscales, y de todas las obligaciones económicas contraídas por la ESAP.

Estudiar y presentar análisis económicos de corto, mediano y largo plazo, y proponer alternativas de gestión fiscal tendientes a garantizar la estabilidad financiera de la ESAP.
Dirigir y participar en la elaboración y presentación de datos, estadísticas, boletines y reportes de información financiera sobre la gestión fiscal y el destino de los recursos de la ESAP.
Expedir los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y los Registros Presupuestales.
Realizar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público los procesos presupuestales requeridos para cualquier modificación al presupuesto de la Entidad, así como la solicitud de autorizaciones sobre vigencias futuras.
Dirigir y controlar la apertura, administración y cierre de cuentas destinadas al manejo de fondos y fijar los procedimientos para su operación y registro.
Apoyar el desarrollo y sostenimiento del sistema integrado de gestión institucional y cumplir sus recomendaciones.
Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Quiénes la conforman

Grupo responsable de administrar en coordinación con el grupo de recaudo y cartera los procedimientos, operaciones y actividades asociadas a la facturación electrónica, el cobro y recaudo de cartera, efectuando el análisis oportuno y permanente del comportamiento de los ingresos, teniendo en cuenta las normas legales aplicables, las políticas financieras de las instituciones y las decisiones de las autoridades institucionales.

Tesorera Nacional

María Del Pilar Hernández Olarte

Servicios que presta

Administrar en coordinación con el grupo de recaudo y cartera los procedimientos, operaciones y actividades asociadas a la facturación electrónica, el cobro y recaudo de cartera, efectuando el análisis oportuno y permanente del comportamiento de los ingresos, teniendo en cuenta las normas legales aplicables, las políticas financieras de las instituciones y las decisiones de las autoridades institucionales.
Apoyar en la Coordinación y verificación del cumplimiento de las operaciones y normas de administración, recaudo, giro y disposición de los recursos financieros de la Escuela, de conformidad con las directrices, sistemas y aplicaciones.
Diseñar, proponer, implementar y evaluar las políticas de gestión de tesorería de la Entidad de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.
Asesorar, efectuar, apoyar y verificar la gestión de pago de las obligaciones de la entidad en forma oportuna y transparente en coordinación con las Direcciones Territoriales con el lleno de los requisitos y trámites establecidos en las normas vigentes.
Apoyar al tesorero en el Control y verificación del recaudo de los aportes parafiscales, las transferencias, los pagos de matrículas, derechos académicos y demás ingresos a favor de la Escuela.
Verificar la correcta ejecución, contabilización y rendición de informes sobre los ingresos de la Entidad.
Apoyar la elaboración del Plan Anual Mensualizado de Caja como instrumento básico para la ejecución real del presupuesto de acuerdo a las directrices de la Subdirección Nacional de Gestión Corporativa, así como velar y controlar por su correcta ejecución.
Actualizar la información de la Entidad, según sea de su competencia, en los sistemas, aplicativos u otros medios tecnológicos internos y externos a la Entidad, de acuerdo con los estándares de seguridad y privacidad de la información, y la normatividad aplicable vigente.
Apoyar al tesorero en coordinación con el grupo de contabilidad en los ajustes requeridos para el registro de las conciliaciones bancarias que garanticen la confiabilidad y consistencia de la información financiera de la entidad.
Apoyar al tesorero en la administración, registro y control de los ingresos y gastos que por diversos conceptos reciba y efectúe la Entidad.
Apoyar al tesorero en la administración y control de las cuentas bancarias de la Entidad.
Apoyar al tesorero en la administración y giro de los recursos conforme a los lineamientos del Sistema de Cuenta Única Nacional.
Preparar, analizar, elaborar, consolidar y presentar los informes de acuerdo con las necesidades de los usuarios y de las diferentes entidades de fiscalización y control, con la calidad, periodicidad y oportunidad requerida.
Garantizar el ejercicio del Sistema de Gestión de Calidad y de Control Interno, en el ámbito de sus competencias.
Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.
Vigilar el cumplimiento del marco legal vigente en el desarrollo de las actividades propias del Grupo.
Las demás que correspondan a Ia naturaleza de Ia dependencia.

Grupo responsable de participar e implementar las políticas de gestión del presupuesto de la Entidad.

Servicios que presta

Participar e implementar las políticas de gestión del presupuesto de la Entidad.
Asesorar y apoyar a las Direcciones Territoriales en la gestión presupuestal.
Ejecutar y supervisar las operaciones presupuestales de la Entidad a través del Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF, o el que haga sus veces.
Participar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto en coordinación con la Dirección Financiera.
Vigilar y responder por el registro de la totalidad de operaciones presupuestales garantizando eficiencia, seguridad y oportunidad en la disponibilidad de la información en la Sede Central.
Colaborar y coordinar de acuerdo a las directrices de la Dirección Financiera en la realización de las conciliaciones, verificaciones y ajustes presupuestales, que garanticen la confiabilidad y consistencia de la información financiera de la Entidad.
Diseñar, implementar, aplicar y proponer, en coordinación con la Dirección Financiera la mejora continua del proceso financiero en el ámbito de sus competencias para una eficiente, eficaz y adecuada ejecución de los recursos de la Entidad.
Vigilar el cumplimiento del marco legal vigente en el desarrollo de las actividades propias del Grupo.
Mantener actualizada la información presupuestal en los sistemas de información en coordinación con la Oficina de Planeación y la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Establecer, coordinar y aplicar mecanismos de control para la aplicación de los instrumentos de ejecución presupuestal a nivel central y territorial de acuerdo a las directrices de la Dirección Financiera.
Registrar todas las transacciones presupuestales a que haya lugar en tiempo real en la sede Central.
Preparar, analizar, elaborar, consolidar y presentar los informes de acuerdo con las necesidades de los usuarios y de las diferentes entidades de fiscalización y control, con la calidad, periodicidad y oportunidad requerida, solicitando a las Direcciones Territoriales la información necesaria para complementar o aclararlas según corresponda.
Garantizar el ejercicio del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG y de Control Interno, en el ámbito de sus competencias.
Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.
Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Grupo responsable de diseñar, proponer, implementar y evaluar las políticas de gestión contable de la Entidad.

Servicios que presta

Diseñar, proponer, implementar y evaluar las políticas de gestión contable de la Entidad.
Asesorar, apoyar y controlar en las Direcciones Territoriales Ia gestión contable de la Entidad.
Planear, programar, ejecutar y supervisar todas actividades y tareas relacionadas con la gestión contable de la Entidad.
Llevar la contabilidad de Ia Escuela Superior de Administración Pública de acuerdo con las normas vigentes expedidas por Ia Contaduría General de la Nación y garantizar la permanente depuración de las cuentas contables y la sostenibilidad de los Estados Financieros de la Entidad en cumplimiento de la normatividad vigente.
Vigilar el cumplimiento del marco legal vigente en el desarrollo de las actividades propias del Grupo.
Mantener actualizada la información contable en coordinación con las Direcciones Territoriales, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la Oficina de Planeación.
Participar en las conciliaciones y verificaciones presupuestales, contables, propiedad planta y equipo y de recaudo que garanticen la consistencia y razonabilidad de la información financiera y contable.
Controlar y fomentar el proceso de preparación, registro y manejo contable de todas las operaciones realizadas por Ia Escuela Superior de Administración Pública.
Evaluar y ejercer control sobre la forma de registro, preparación, consolidación y presentación de los estados financieros y, emitir concepto sobre los mismos.
Responder por el registro de la totalidad de operaciones financieras, garantizando eficiencia, consistencia, seguridad y oportunidad en la disponibilidad de la información contable.
Preparar las declaraciones, tributarias, solicitar devoluciones por concepto de IVA y cumplir con las demás obligaciones tributarias de la Entidad.
Presentar propuestas para mantener actualizada la información contable de la Entidad, del nivel central y de las Direcciones Territoriales de conformidad con las normas y procedimientos vigentes sobre la materia.
Preparar, analizar, elaborar, consolidar y presentar los informes de acuerdo con las necesidades de los usuarios y de las diferentes entidades de fiscalización y control, con la calidad, periodicidad y oportunidad requerida.
Garantizar el ejercicio del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG y de Control Interno, en el ámbito de sus competencias.
Colaborar en la realización de las calificaciones, evaluaciones y estudios de habilitación financiera para los procesos precontractuales de la entidad en coordinación con la dirección de contratación.
Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.
Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Grupo responsable de diseñar, proponer y ejecutar las políticas, estrategias y sus respectivos planes operativos para el recaudo y recuperación de la cartera, bajo la coordinación del comité de Recaudo y Cartera o el que haga sus veces.

Ver estados contables

Servicios que presta

Diseñar, proponer y ejecutar las políticas, estrategias y sus respectivos planes operativos para el recaudo y recuperación de la cartera, bajo la coordinación del comité de Recaudo y Cartera o el que haga sus veces.
Asesorar, apoyar y controlar en coordinación con los grupos administrativos y financieros o quien haga sus veces en las Direcciones Territoriales, la gestión para el recaudo y la recuperación de la cartera.
Coordinar con las entidades beneficiarias y recaudadoras de la Ley 21 de 1982, la realización de acciones conjuntas en materia de promoción, recaudo de aportes, y reducción de los niveles de mora, inexactitud y omisión.
Determinar la caracterización, ejecución y control de la cartera a favor de la Entidad, así como efectuar el seguimiento de los acuerdos de pago que se pacten con los deudores y asegurar su registro y control financiero.
Adelantar el cobro persuasivo sobre las obligaciones a favor de la Entidad, y una vez agotado el proceso, remitir a la Oficina Asesora Jurídica para ejecutar los procesos extrajudiciales, judiciales o de cobro administrativo coactivo a que haya lugar.
Participar con la Oficina de Planeación en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de ingresos de la Entidad.
Vigilar el cumplimiento del marco legal vigente en el desarrollo de las actividades propias del Grupo.
Adelantar el estudio y verificación de los requisitos para la celebración de posibles acuerdos de pago a favor de la entidad, por concepto de aportes parafiscales Ley 21 de 1982.
Tramitar dentro del proceso administrativo de devoluciones el registro de los saldos a girar en los aplicativos financieros que maneje la entidad.
Proponer y apoyar el diseño e implementación del proceso financiero en coordinación con la Oficina de Planeación.
Mantener actualizada la información financiera y la base de aportantes de parafiscalidad obligados a favor de la ESAP, en coordinación con las Direcciones Territoriales, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Oficina Asesora Jurídica y la Oficina de Planeación.
Coordinar y participar en la realización de las conciliaciones de ingresos y ajustes que garanticen la confiabilidad y consistencia de la información financiera de la entidad.
Expedir facturas electrónicas para el cobro de convenios o cualquier otro concepto de pago a favor de la ESAP.
Tramitar la expedición de recibos de pago o paz y salvos financieros relacionados con servicios educativos.
Preparar, analizar, elaborar, consolidar y presentar los informes de acuerdo con las necesidades de los usuarios y de las diferentes entidades de verificación y control, con la calidad, periodicidad y oportunidad requerida.
Garantizar el ejercicio del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG y de Control Interno, en el ámbito de sus competencias.
Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.
Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Grupo encargado de la valoración, estimación y reporte del sistema de costos de las actividades que desarrolla la entidad.

Servicios que presta

Coordinar y administrar la planeación, programación, implementación y ejecución de las actividades relacionadas con la estructuración y actualización del Sistema de Costos de la Esap.
Coordinar la recepción, procesamiento y análisis de la información, de conformidad con los datos que deben generar las dependencias en la producción de información de la Gestión Financiera Pública, los correspondientes a instancias misionales y las recomendaciones de las autoridades responsables de la orientación y gestión de la información pública asociada al Sistema de Costos.
Estructurar y mantener actualizado el plan de cuentas y/o códigos homologables con los catálogos contables y presupuestales para garantizar la integralidad y universalidad para la identificación, procesamiento y reporte de la información ante los entes de control.
Parametrización y actualización constante de las unidades y conceptos de distribución, prorrateo, clasificación y contrapartida como aplicación (uso) de fuente de ingreso dentro del Sistema de Costos y adaptación de reportes para la presentación de la información.
Participar en las reuniones de las entidades y dependencias responsables o partícipes de la armonización de las normas, conceptos, procesos y metodologías con la que se produce la información relacionada con el Sistema de Costos.
Coordinar la programación de reuniones y eventos internos para analizar la caracterización, estructura de costos, su actualización y el flujo de información que deben cumplir las dependencias para la entrega de datos relacionados con el sistema de costos.
Informar y velar por el cumplimiento de los requisitos que se deben efectuar en la generación, procesamiento y reporte de los datos relacionados con el Sistema de Costos, teniendo en cuenta las directrices, de las entidades competentes, en la generación y procesamiento de información, relacionada con la gestión financiera y misional, que deben cumplir las dependencias competentes de la Escuela.
Coordinar el estudio, análisis y presentación de alternativas relacionadas con la utilización de tecnologías de la información y las comunicaciones destinadas a la recepción, procesamiento, crítica, consolidación, almacenamiento y análisis de datos del Sistema de Costos.
Coordinar y participar en el estudio y análisis de datos estructurados y no estructurados con el fin de establecer y caracterizar los costos en los que incurre la Institución para el cumplimiento de su misión, objetivos y funciones.
Coordinar y participar en la preparación y presentación de informes del Sistema de Costos y en la elaboración de presupuestos y planes de compras y contratación, de conformidad con las necesidades de las dependencias y los requerimientos de autoridades competentes.
Propender la entrega oportuna de los datos por parte de las diferentes dependencias que deben proveer información para el Sistema de Costos.
Coordinar y participar en la verificación de los datos allegados, su razonabilidad, veracidad y consistencia, y administrar la base de datos del Sistema de Costos.
Diseñar y generar informes estadísticos que den cuenta que la estructura de costos de los procesos, programas, proyectos y actividades que ejecutan los procesos de la Entidad.
Asesorar a la dirección financiera con análisis periódicos para mejorar la eficiencia en cuanto a la relación de costo oportunidad/beneficio en cuanto al portafolio de servicios que ofrece la Esap y la generación de políticas de racionalización de costos y gastos en el manejo de los recursos.
Diseñar herramientas para el seguimiento, control y mitigación del riesgo en los procesos asociados al Sistema de Costos y Proveer información sobre las fortalezas y debilidades que reflejan el análisis de costos de la Esap y las acciones de mejora asociadas a estas.