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La Subdirección Nacional de Servicios Académicos, es la dependencia encargada de brindar apoyo en los trámites y procedimientos propios del proceso de formación, en distintos niveles y programas de educación de la ESAP, con el fin de facilitar la vinculación de los docentes, la programación académica, direccionar las distintas etapas del proceso de admisión, desde la inscripción de aspirantes, hasta la formalización de la matrícula, así como de dar los lineamientos acerca del bienestar universitario, los apoyos virtuales de los distintos programas y encargarse con responsabilidad de la divulgación académica e investigativa y la custodia de los archivos de la entidad.

Qué servicios presta:

  • Encargarse de la selección, incorporación, seguimiento y evaluación docente para las diferentes dependencias de la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP.
  • Elaborar y actualizar los registros de la población estudiantil, así como apoyar el seguimiento y evaluación del rendimiento y deserción académica.
  • Dirigir los procesos de impresión y divulgación de la producción académica.
  • Acompañar a las distintas dependencias de la ESAP en la gestión, así como de la correspondencia de la entidad, y encargarse del trámite y divulgación de los actos administrativos.
  • Ejercer la Secretaría Técnica del Consejo Directivo Nacional y del Consejo Académico Nacional.
  • Adelantar los procesos, trámites y servicios académicos de la ESAP, a través de sus direcciones y equipos.
  • Velar por la adecuada guarda, custodia, actualización y verificación de los registros de los programas académicos de la ESAP.
  • Refrendar con su firma los diplomas, actas de grado, títulos y certificados académicos expedidos por la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP.

La Subdirección Nacional de Servicios Académicos tiene procedimientos que obedecen a los servicios
que se describen a continuación:

  1. Recepcionar los actos administrativos llegan a la Secretaria General de las áreas que generan estos documentos (dirección, académica, Talento humano y demás.
  2. Radicar en un libro (minutas) para control interno del área del consecutivo de la numeración de las resoluciones.
  3. Enumerar, fechar y realizar proceso de scanner; comunicar a través del correo electrónico (oficina generadora y todas las personas involucradas en la expedición, así como el destinatario.
  4. Realizar el proceso de publicación de los actos administrativos, por medio del programa Academusoft, en la página de la Escuela, con usuario asignado, documento, Secretaria General, documentación, resoluciones.
  5. Se notifican los respectivos Actos Administrativos que así lo ordenen. Para el efecto se cita al involucrado para realizar la notificación personal en la Secretaria General o en caso de mediar autorización, se realiza la respectiva notificación por medios electrónicos.
  6. Archivar el documento y custodiar durante 2 años en la Secretaria General, luego de este periodo efectuar la transferencia al archivo central.
  1. Revisar que el diploma impreso allegado por la Subdirección Académica corresponda con la información aportada y con la fotocopia de la cédula. Si se presentan errores se identifica y se coordina corrección.
  2. Firmar el diploma revisado.
  3. Enviar los diplomas a las Direcciones territoriales
  1. Revisar las actas individuales de grado allegadas de las Direcciones Territoriales y Sede Central por correo electrónico. Si se presentan errores se identifica y se coordina corrección con el Área Académica y las Direcciones Territoriales.
  2. Firmar el Acta de Grado revisada.
  3. Remitir a las facultades y Direcciones Territoriales según el caso.
  1. Recibir el certificado elaborado por el grupo de Registro y Control Académico.
  2. Revisar el nombre, número de cédula, programa, semestre, nombre de la asignatura que correspondan a lo que aparece en el reporte de Academusoft.
  3. Firmar y entregar al grupo de Registro y Control Académico. Esta actividad se realiza diariamente.
  1. Firmar los certificados que solicitan las cajas para ayudas económicas
  2. Entregar al grupo de Registro y Control Académico.

Diferentes entidades solicitan verificar la autenticidad de los títulos académicos expedidos por la ESAP. Estas solicitudes se remiten al grupo de registro y control académico, quienes dan respuesta al solicitante y entregan copia de la misiva por medio electrónico a la Secretaria General.

Solicitar a la Subdirección Académica, mediante comunicación escrita, los registros calificados de los programas que oferta la ESAP.

  1. Elaborar, aplicar y actualizar las TRD y TVD.
  2. Organizar documentos en el archivo de gestión.
  3. Realizar Transferencia de documentos al archivo central.
  4. Consulta y suministro de información y documentación.
  5. Conservación de la documentación y definición de la disposición final de documentos.

Administrar las comunicaciones oficiales de la ESAP, a través del aplicativo de correspondencia, con el fin de controlar comunicaciones oficiales recibidas, comunicaciones internas, comunicaciones oficiales enviadas, comunicaciones oficiales vía fax y comunicaciones oficiales por correo electrónico.

  1. Recepcionar las comunicaciones oficiales que ingresan a la entidad por los diferentes canales (a través de ventanilla, vía fax, correo electrónico o empresas de mensajería).
  2. Registrar datos en el aplicativo de correspondencia.
  3. Radicar la comunicación y Direccionar al responsable de dar respuesta.
  4. Gestionar las comunicaciones asignadas.
  5. Proyectar respuesta y enviar la comunicación.