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Subdirección Nacional encargada de dirigir, orientar y controlar los procesos y actividades de apoyo con el fin de garantizar la atención de los servicios requeridos por las diferentes dependencias institucionales.

Subdirectora Nacional de Gestión Corporativa
Dra. Alexandra Rodríguez del Gallego

La Subdirectora Administrativa Financiera es Administradora de empresas de la Universidad de los Andes, con una Especialización en Política Social de la Pontificia Universidad Javeriana y Maestría en Política Social de la Pontificia Universidad Javeriana.

La Subdirectora fue docente de la universidad Piloto de Colombia, trabajó varios años como Veedora de la Veeduría Distrital, también como Asesora de proyectos de inversión de la secretaría general de la Alcaldía Mayor de Bogotá y como Directora del proyecto “Bogotá y Concejo cómo vamos”.

Dentro de su experiencia también fue Jefe de nuevos presupuestos en inversiones AKTI SAS y Asesora externa de la fundación Ortega y Gasset Colombia.

Dirección Financiera

Dirección responsable de dirigir la ejecución de las operaciones financieras con el fin de garantizar el adecuado manejo, disposición, administración, custodia e inversión de los recursos financieros y del patrimonio de la ESAP.

Servicios que presta

  1. Dirigir la ejecución de las operaciones financieras con el fin de garantizar el adecuado manejo, disposición, administración, custodia e inversión de los recursos financieros y del patrimonio de la ESAP.
  2. Proponer y ejecutar las políticas, normas y procedimientos aplicables a la administración de los recursos fiscales de fa ESAP.
  3. Planear, organizar, coordinar, supervisar y controlar las operaciones de presupuesto, contabilidad, tesorería y cartera de la ESAP.
  4. Dirigir el registro, ejecución y control de los planes, programas y proyectos en materia presupuestal, contable, de tesorería y cartera.
  5. Dirigir y participar en la elaboración, presentación y sustentación del anteproyecto de presupuesto de funcionamiento de la Entidad.
  6. Dirigir la ejecución y verificación de las acciones y procedimientos establecidos para la gestión y control institucional relacionado con el proceso de recaudo y control de los aportes de la Ley 21 de 1982, destinados a la ESAP, y de los ingresos corrientes.
  7. Dirigir la oportuna elaboración y pago de las declaraciones fiscales y parafiscales, y de todas las obligaciones económicas contraídas por la ESAP.
  8. Estudiar y presentar análisis económicos de corto, mediano y largo plazo, y proponer alternativas de gestión fiscal tendientes a garantizar la estabilidad financiera de la ESAP.
  9. Dirigir y participar en la elaboración y presentación de datos, estadísticas, boletines y reportes de información financiera sobre la gestión fiscal y el destino de los recursos de la ESAP.
  10. Expedir los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y los Registros Presupuestales.
  11. Realizar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público los procesos presupuestales requeridos para cualquier modificación al presupuesto de la Entidad, así como la solicitud de autorizaciones sobre vigencias futuras.
  12. Dirigir y controlar la apertura, administración y cierre de cuentas destinadas al manejo de fondos y fijar los procedimientos para su operación y registro.
  13. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del sistema integrado de gestión institucional y cumplir sus recomendaciones.
  14. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Grupo de tesorería

Grupo responsable de administrar en coordinación con el grupo de recaudo y cartera los procedimientos, operaciones y actividades asociadas a la facturación electrónica, el cobro y recaudo de cartera, efectuando el análisis oportuno y permanente del comportamiento de los ingresos, teniendo en cuenta las normas legales aplicables, las políticas financieras de las instituciones y las decisiones de las autoridades institucionales.

Servicios que presta

  1. Administrar en coordinación con el grupo de recaudo y cartera los procedimientos, operaciones y actividades asociadas a la facturación electrónica, el cobro y recaudo de cartera, efectuando el análisis oportuno y permanente del comportamiento de los ingresos, teniendo en cuenta las normas legales aplicables, las políticas financieras de las instituciones y las decisiones de las autoridades institucionales.
  2. Apoyar en la Coordinación y verificación del cumplimiento de las operaciones y normas de administración, recaudo, giro y disposición de los recursos financieros de la Escuela, de conformidad con las directrices, sistemas y aplicaciones.
  3. Diseñar, proponer, implementar y evaluar las políticas de gestión de tesorería de la Entidad de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.
  4. Asesorar, efectuar, apoyar y verificar la gestión de pago de las obligaciones de la entidad en forma oportuna y transparente en coordinación con las Direcciones Territoriales con el lleno de los requisitos y trámites establecidos en las normas vigentes.
  5. Apoyar al tesorero en el Control y verificación del recaudo de los aportes parafiscales, las transferencias, los pagos de matrículas, derechos académicos y demás ingresos a favor de la Escuela.
  6. Verificar la correcta ejecución, contabilización y rendición de informes sobre los ingresos de la Entidad.
  7. Apoyar la elaboración del Plan Anual Mensualizado de Caja como instrumento básico para la ejecución real del presupuesto de acuerdo a las directrices de la Subdirección Nacional de Gestión Corporativa, así como velar y controlar por su correcta ejecución.
  8. Actualizar la información de la Entidad, según sea de su competencia, en los sistemas, aplicativos u otros medios tecnológicos internos y externos a la Entidad, de acuerdo con los estándares de seguridad y privacidad de la información, y la normatividad aplicable vigente.
  9. Apoyar al tesorero en coordinación con el grupo de contabilidad en los ajustes requeridos para el registro de las conciliaciones bancarias que garanticen la confiabilidad y consistencia de la información financiera de la entidad.
  10. Apoyar al tesorero en la administración, registro y control de los ingresos y gastos que por diversos conceptos reciba y efectúe la Entidad.
  11. Apoyar al tesorero en la administración y control de las cuentas bancarias de la Entidad.
  12. Apoyar al tesorero en la administración y giro de los recursos conforme a los lineamientos del Sistema de Cuenta Única Nacional.
  13. Preparar, analizar, elaborar, consolidar y presentar los informes de acuerdo con las necesidades de los usuarios y de las diferentes entidades de fiscalización y control, con la calidad, periodicidad y oportunidad requerida.
  14. Garantizar el ejercicio del Sistema de Gestión de Calidad y de Control Interno, en el ámbito de sus competencias.
  15. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.
  16. Vigilar el cumplimiento del marco legal vigente en el desarrollo de las actividades propias del Grupo.
  17. Las demás que correspondan a Ia naturaleza de Ia dependencia.

Grupo de gestión presupuestal

Grupo responsable de participar e implementar las políticas de gestión del presupuesto de la Entidad.

Servicios que presta

  1. Participar e implementar las políticas de gestión del presupuesto de la Entidad.
  2. Asesorar y apoyar a las Direcciones Territoriales en la gestión presupuestal.
  3. Ejecutar y supervisar las operaciones presupuestales de la Entidad a través del Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF, o el que haga sus veces.
  4. Participar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto en coordinación con la Dirección Financiera.
  5. Vigilar y responder por el registro de la totalidad de operaciones presupuestales garantizando eficiencia, seguridad y oportunidad en la disponibilidad de la información en la Sede Central.
  6. Colaborar y coordinar de acuerdo a las directrices de la Dirección Financiera en la realización de las conciliaciones, verificaciones y ajustes presupuestales, que garanticen la confiabilidad y consistencia de la información financiera de la Entidad.
  7. Diseñar, implementar, aplicar y proponer, en coordinación con la Dirección Financiera la mejora continua del proceso financiero en el ámbito de sus competencias para una eficiente, eficaz y adecuada ejecución de los recursos de la Entidad.
  8. Vigilar el cumplimiento del marco legal vigente en el desarrollo de las actividades propias del Grupo.
  9. Mantener actualizada la información presupuestal en los sistemas de información en coordinación con la Oficina de Planeación y la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
  10. Establecer, coordinar y aplicar mecanismos de control para la aplicación de los instrumentos de ejecución presupuestal a nivel central y territorial de acuerdo a las directrices de la Dirección Financiera.
  11. Registrar todas las transacciones presupuestales a que haya lugar en tiempo real en la sede Central.
  12. Preparar, analizar, elaborar, consolidar y presentar los informes de acuerdo con las necesidades de los usuarios y de las diferentes entidades de fiscalización y control, con la calidad, periodicidad y oportunidad requerida, solicitando a las Direcciones Territoriales la información necesaria para complementar o aclararlas según corresponda.
  13. Garantizar el ejercicio del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG y de Control Interno, en el ámbito de sus competencias.
  14. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.
  15. Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Grupo de contabilidad

Grupo responsable de diseñar, proponer, implementar y evaluar las políticas de gestión contable de la Entidad.

Servicios que presta

  1. Diseñar, proponer, implementar y evaluar las políticas de gestión contable de la Entidad.
  2. Asesorar, apoyar y controlar en las Direcciones Territoriales Ia gestión contable de la Entidad.
  3. Planear, programar, ejecutar y supervisar todas actividades y tareas relacionadas con la gestión contable de la Entidad.
  4. Llevar la contabilidad de Ia Escuela Superior de Administración Pública de acuerdo con las normas vigentes expedidas por Ia Contaduría General de la Nación y garantizar la permanente depuración de las cuentas contables y la sostenibilidad de los Estados Financieros de la Entidad en cumplimiento de la normatividad vigente.
  5. Vigilar el cumplimiento del marco legal vigente en el desarrollo de las actividades propias del Grupo.
  6. Mantener actualizada la información contable en coordinación con las Direcciones Territoriales, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la Oficina de Planeación.
  7. Participar en las conciliaciones y verificaciones presupuestales, contables, propiedad planta y equipo y de recaudo que garanticen la consistencia y razonabilidad de la información financiera y contable.
  8. Controlar y fomentar el proceso de preparación, registro y manejo contable de todas las operaciones realizadas por Ia Escuela Superior de Administración Pública.
  9. Evaluar y ejercer control sobre la forma de registro, preparación, consolidación y presentación de los estados financieros y, emitir concepto sobre los mismos.
  10. Responder por el registro de la totalidad de operaciones financieras, garantizando eficiencia, consistencia, seguridad y oportunidad en la disponibilidad de la información contable.
  11. Preparar las declaraciones, tributarias, solicitar devoluciones por concepto de IVA y cumplir con las demás obligaciones tributarias de la Entidad.
  12. Presentar propuestas para mantener actualizada la información contable de la Entidad, del nivel central y de las Direcciones Territoriales de conformidad con las normas y procedimientos vigentes sobre la materia.
  13. Preparar, analizar, elaborar, consolidar y presentar los informes de acuerdo con las necesidades de los usuarios y de las diferentes entidades de fiscalización y control, con la calidad, periodicidad y oportunidad requerida.
  14. Garantizar el ejercicio del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG y de Control Interno, en el ámbito de sus competencias.
  15. Colaborar en la realización de las calificaciones, evaluaciones y estudios de habilitación financiera para los procesos precontractuales de la entidad en coordinación con la dirección de contratación.
  16. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.
  17. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Grupo de recaudo y cartera

Grupo responsable de diseñar, proponer y ejecutar las políticas, estrategias y sus respectivos planes operativos para el recaudo y recuperación de la cartera, bajo la coordinación del comité de Recaudo y Cartera o el que haga sus veces.

Boton Estados Contables

Servicios que presta

  1. Diseñar, proponer y ejecutar las políticas, estrategias y sus respectivos planes operativos para el recaudo y recuperación de la cartera, bajo la coordinación del comité de Recaudo y Cartera o el que haga sus veces.
  2. Asesorar, apoyar y controlar en coordinación con los grupos administrativos y financieros o quien haga sus veces en las Direcciones Territoriales, la gestión para el recaudo y la recuperación de la cartera.
  3. Coordinar con las entidades beneficiarias y recaudadoras de la Ley 21 de 1982, la realización de acciones conjuntas en materia de promoción, recaudo de aportes, y reducción de los niveles de mora, inexactitud y omisión.
  4. Determinar la caracterización, ejecución y control de la cartera a favor de la Entidad, así como efectuar el seguimiento de los acuerdos de pago que se pacten con los deudores y asegurar su registro y control financiero.
  5. Adelantar el cobro persuasivo sobre las obligaciones a favor de la Entidad, y una vez agotado el proceso, remitir a la Oficina Asesora Jurídica para ejecutar los procesos extrajudiciales, judiciales o de cobro administrativo coactivo a que haya lugar.
  6. Participar con la Oficina de Planeación en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de ingresos de la Entidad.
  7. Vigilar el cumplimiento del marco legal vigente en el desarrollo de las actividades propias del Grupo.
  8. Adelantar el estudio y verificación de los requisitos para la celebración de posibles acuerdos de pago a favor de la entidad, por concepto de aportes parafiscales Ley 21 de 1982.
  9. Tramitar dentro del proceso administrativo de devoluciones el registro de los saldos a girar en los aplicativos financieros que maneje la entidad.
  10. Proponer y apoyar el diseño e implementación del proceso financiero en coordinación con la Oficina de Planeación.
  11. Mantener actualizada la información financiera y la base de aportantes de parafiscalidad obligados a favor de la ESAP, en coordinación con las Direcciones Territoriales, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Oficina Asesora Jurídica y la Oficina de Planeación.
  12. Coordinar y participar en la realización de las conciliaciones de ingresos y ajustes que garanticen la confiabilidad y consistencia de la información financiera de la entidad.
  13. Expedir facturas electrónicas para el cobro de convenios o cualquier otro concepto de pago a favor de la ESAP.
  14. Tramitar la expedición de recibos de pago o paz y salvos financieros relacionados con servicios educativos.
  15. Preparar, analizar, elaborar, consolidar y presentar los informes de acuerdo con las necesidades de los usuarios y de las diferentes entidades de verificación y control, con la calidad, periodicidad y oportunidad requerida.
  16. Garantizar el ejercicio del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG y de Control Interno, en el ámbito de sus competencias.
  17. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.
  18. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Grupo de costos

Grupo encargado de la valoración, estimación y reporte del sistema de costos de las actividades que desarrolla la entidad.

Servicios que presta

  1. Coordinar y administrar la planeación, programación, implementación y ejecución de las actividades relacionadas con la estructuración y actualización del Sistema de Costos de la Esap.
  2. Coordinar la recepción, procesamiento y análisis de la información, de conformidad con los datos que deben generar las dependencias en la producción de información de la Gestión Financiera Pública, los correspondientes a instancias misionales y las recomendaciones de las autoridades responsables de la orientación y gestión de la información pública asociada al Sistema de Costos.
  3. Estructurar y mantener actualizado el plan de cuentas y/o códigos homologables con los catálogos contables y presupuestales para garantizar la integralidad y universalidad para la identificación, procesamiento y reporte de la información ante los entes de control.
  4. Parametrización y actualización constante de las unidades y conceptos de distribución, prorrateo, clasificación y contrapartida como aplicación (uso) de fuente de ingreso dentro del Sistema de Costos y adaptación de reportes para la presentación de la información.
  5. Participar en las reuniones de las entidades y dependencias responsables o partícipes de la armonización de las normas, conceptos, procesos y metodologías con la que se produce la información relacionada con el Sistema de Costos.
  6. Coordinar la programación de reuniones y eventos internos para analizar la caracterización, estructura de costos, su actualización y el flujo de información que deben cumplir las dependencias para la entrega de datos relacionados con el sistema de costos.
  7. Informar y velar por el cumplimiento de los requisitos que se deben efectuar en la generación, procesamiento y reporte de los datos relacionados con el Sistema de Costos, teniendo en cuenta las directrices, de las entidades competentes, en la generación y procesamiento de información, relacionada con la gestión financiera y misional, que deben cumplir las dependencias competentes de la Escuela.
  8. Coordinar el estudio, análisis y presentación de alternativas relacionadas con la utilización de tecnologías de la información y las comunicaciones destinadas a la recepción, procesamiento, crítica, consolidación, almacenamiento y análisis de datos del Sistema de Costos.
  9. Coordinar y participar en el estudio y análisis de datos estructurados y no estructurados con el fin de establecer y caracterizar los costos en los que incurre la Institución para el cumplimiento de su misión, objetivos y funciones.
  10. Coordinar y participar en la preparación y presentación de informes del Sistema de Costos y en la elaboración de presupuestos y planes de compras y contratación, de conformidad con las necesidades de las dependencias y los requerimientos de autoridades competentes.
  11. Propender la entrega oportuna de los datos por parte de las diferentes dependencias que deben proveer información para el Sistema de Costos.
  12. Coordinar y participar en la verificación de los datos allegados, su razonabilidad, veracidad y consistencia, y administrar la base de datos del Sistema de Costos.
  13. Diseñar y generar informes estadísticos que den cuenta que la estructura de costos de los procesos, programas, proyectos y actividades que ejecutan los procesos de la Entidad.
  14. Asesorar a la dirección financiera con análisis periódicos para mejorar la eficiencia en cuanto a la relación de costo oportunidad/beneficio en cuanto al portafolio de servicios que ofrece la Esap y la generación de políticas de racionalización de costos y gastos en el manejo de los recursos.
  15. Diseñar herramientas para el seguimiento, control y mitigación del riesgo en los procesos asociados al Sistema de Costos y Proveer información sobre las fortalezas y debilidades que reflejan el análisis de costos de la Esap y las acciones de mejora asociadas a estas.

Grupo de infraestructura y Mantenimiento

Grupo interno encargado de diseñar, proponer, implementar y evaluar las políticas en materia de infraestructura y mantenimiento en coordinación con las dependencias internas y los entes externos involucrados.

Servicios que presta

  1. Diseñar, proponer, implementar y evaluar las políticas en materia de infraestructura y mantenimiento en coordinación con las dependencias internas y los entes externos involucrados.
  2. Asesorar, apoyar y controlar en las Direcciones Territoriales la gestión en materia de infraestructura y mantenimiento de los bienes.
  3. Adelantar las gestiones tendientes para adquirir, enajenar los lotes y/o inmuebles y/o bienes y servicios necesarios para el desarrollo de los planes y programas de infraestructura y mantenimiento de la Entidad.
  4. Adelantar las gestiones tendientes a garantizar el óptimo estado de los bienes inmuebles de la entidad, para realizar las mejoras o adecuaciones requeridas en desarrollo de los planes, programas y proyectos de infraestructura y mantenimiento de acuerdo con la normatividad sobre la materia.
  5. Planear, programar, ejecutar y supervisar el Plan Anual de Adquisiciones en materia de obras y/o adecuaciones y/o mantenimiento de bienes y servicios generales requeridos para el desarrollo de las actividades propias de la entidad.
  6. Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles puestos a disposición de la entidad a cualquier título.
  7. Elaborar los estudios previos, realizar los estudios de habilitación técnica y de experiencia, las evaluaciones y calificaciones para adelantar los procesos de contratación en materia de Infraestructura y mantenimiento, en coordinación con la Dirección de contratación.
  8. Coordinar, ejecutar, supervisar el pago impuestos, y servicios públicos de los activos de la Entidad.
  9. Proponer, adelantar programas, supervisar y controlar el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles de la Entidad.
  10. Coordinar, supervisar y controlar la prestación de los servicios de servicios públicos, cafetería, combustible, vigilancia y aseo de la Entidad.
  11. Coordinar, supervisar y controlar el funcionamiento del parque automotor de la Entidad y la prestación de los servicios de transporte correspondientes.
  12. Prestar apoyo a la Subdirección Nacional de Gestión Corporativa en el desarrollo de las políticas de seguridad vial y de movilidad en coordinación con las demás áreas de la entidad.
  13. Prestar el apoyo a la Subdirección Nacional de Gestión Corporativa en el desarrollo de los planes de gestión ambiental que permitan mitigar los impactos que genera la entidad al medio ambiente en coordinación con la dirección de Talento Humano.
  14. Mantener una base de datos de los inmuebles de la Entidad a nivel nacional en el cual se pueda tener la trazabilidad de estos.
  15. Preparar, analizar, elaborar, consolidar y presentar los informes de acuerdo con las necesidades de los usuarios y de las diferentes entidades de fiscalización y control, con la calidad, periodicidad y oportunidad requerida.
  16. Garantizar el ejercicio de Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en el ámbito de sus competencias.
  17. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.
  18. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Dirección de talento humano

Esta Dirección se encarga de gestionar el talento humano de la ESAP, estableciendo un sistema de gestión que garantice el cumplimiento de los objetivos misionales de la Escuela, siguiendo cabalmente las normas relacionadas con las etapas de vinculación, permanencia, desarrollo de competencias y retiro del personal al servicio de la entidad.

Para cumplir este propósito anualmente diseña e implementa el Plan Instucional de Capacitación – PIC, el Plan de Bienestar, Estímulos e Incentivos, el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y programas de inducción y reinducción.

Trabaja para lograr que los servidores públicos se sientan y actúen en un ambiente laboral adecuado y participen en un proceso de desarrollo continuo a nivel personal e institucional, a través de estrategias de impacto institucional en función del potencial humano.

Servicios que presta

  1. Elaborar, proponer y dirigir la ejecución de las políticas de desarrollo del Talento Humano y la administración de personal.
  2. Proponer y acatar las orientaciones de la Subdirección Nacional de Gestión Corporativa, con relación a las políticas, planes, programas, proyectos de normas y procedimientos para la gestión del talento humano de la entidad, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
  3. Diseñar las políticas y los programas relacionados con el desarrollo del talento humano, su administración, evaluación del clima organizacional, estímulos e incentivos.
  4. Dirigir y controlar la elaboración de los planes estratégicos de recursos humanos yel plan anual de vacantes.
  5. Dirigir la ejecución de las actividades de administración de personal en las etapas de ingreso, permanencia y retiro de los servidores públicos de la ESAP.
  6. Dirigir la custodia, sistematización, protección y actualización de las historias laborales de todos los servidores públicos de la ESAP.
  7. Dirigir y controlar el proceso de liquidación de nómina, prestaciones sociales y demás reconocimientos de los servidores públicos de la Entidad.
  8. Dirigir la elaboración, implementación y evaluación de los programas de bienestar, desarrollo personal, capacitación, incentivos, seguridad y salud en el trabajo, y evaluación del desempeño de los servidores públicos de la ESAP.
  9. Coordinar y apoyar, en conjunto con la Oficina Asesora de Planeación, el procedimiento relacionado con los acuerdos de gestión que suscriban los gerentes públicos de la entidad, de acuerdo con lo previsto en la ley y los procedimientos internos.
  10. Dirigir el diseño y la ejecución de estrategias destinadas al fortalecimiento del talento humano e incorporar elementos de innovación, creatividad y gestión del cambio.
  11. Proponer y formular las modificaciones y actualizaciones de políticas, planes, programas, proyectos, procedimientos y manuales en materia de talento humano.
  12. Orientar el estudio, caracterización y mejoramiento continuo de la Cultura y el Clima Organizacional.
  13. Participar, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación, en la elaboración de los estudios técnicos requeridos para modificar la planta de personal de la ESAP.
  14. Proponer la actualización y modificación del Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales de la ESAP, conforme a la planta de personal y a las disposiciones legales vigentes.
  15. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Grupo de nómina y viáticos

Este Grupo hace parte de la Dirección de Talento Humano, liderando un proceso transversal de la Entidad, administrando el sistema de nómina y gestión de viáticos.

Servicios que presta

  1. Aplicar, verificar y participar en la formulación y/o actualización documental del sistema de gestión de la calidad – proceso de Talento humano.
  2. Elaborar y tramitar las nóminas de personal administrativo y docente de la ESAP en coordinación con la Subdirección Nacional de Gestión corporativa.
  3. Coordinar y orientar a las Direcciones Territoriales en la revisión de novedades y descuentos que afectan la nómina conforme a las directrices de la Subdirección Nacional de Gestión Corporativa.
  4. Reportar conforme a la normatividad, las cesantías de los servidores y exfuncionarios públicos de la ESAP al Fondo Nacional del Ahorro y expedir las autorizaciones que se requieran.
  5. Liquidar salarios, prestaciones sociales y demás estipendios a que tienen derecho los funcionarios y docentes de la ESAP.
  6. Atender conforme a las directrices de la Dirección de Talento humano los trámites que se deban adelantar ante las entidades encargadas de la seguridad social, y parafiscales del personal de la planta administrativa y docente.
  7. Realizar y responder por la liquidación y trámite oportuno de los sueldos, factores salariales y demás prestaciones y reconocimientos del personal, de conformidad con las disposiciones que rigen al respecto.
  8. Establecer controles en la capacidad de endeudamiento de funcionarios y docentes para los descuentos de libranzas, embargos y órdenes judiciales allegadas, conforme a la normatividad vigente.
  9. Tramitar y registrar la información en los aplicativos dispuestos para la actualización de la historia laboral o tramite del bono pensional de conformidad con las normas legales vigentes de los funcionarios y exfuncionarios de la entidad.
  10. Radicar y tramitar ante las EPS y ARL las incapacidades y licencias para el recobro y seguimiento del pago correspondiente.
  11. Elaborar la respectiva liquidación pago de salarios, prestaciones sociales, aportes a seguridad social, intereses de mora, e indexación de funcionarios o exfuncionarios vinculados mediante relación legal y reglamentaria y lo ordenado por declaratoria de contrato realidad para el cumplimiento de sentencias judiciales para que se proceda a la elaboración de los actos administrativos correspondientes.
  12. Realizar y hacer seguimiento a la depuración de las deudas presuntas y reales ante las EPS, Fondos de Pensiones y Cajas de Compensación.
  13. Realizar el trámite para la expedición del acto administrativo o autorización en el sistema de SIIF nación y expedición del registro presupuestal ante el Grupo de Presupuesto que conceda las comisiones de estudio, de servicio o gastos de desplazamiento, así como el reconocimiento de los viáticos y gastos correspondientes y la asignación de pasajes nacionales e internacionales, de acuerdo con la normatividad y actos administrativos internos vigentes.
  14. Coordinar con las agencias de viajes o aerolíneas las reservas de los pasajes aéreos con el fin de garantizar las salidas y llegadas a su sitio de destino conforme a lo solicitado por el ordenador del gasto o quien este delegue.
  15. Mantener actualizada la base de datos de los servidores vinculados a la ESAP, que faciliten el trámite de todo lo referente a los tiquetes, viáticos y gastos de desplazamiento.
  16. Recepcionar y clasificar cronológicamente las solicitudes autorizadas de desplazamiento, priorizando las más inmediatas con el fin de cubrir todas las solicitudes y permitir el acceso oportuno a las comisiones.
  17. Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Grupo de Gestión de Almacén e Inventarios

Grupo interno que participa en la implementación y desarrollo de políticas para mejorar el manejo de los bienes de la Entidad, adelanta actividades relacionadas con la adquisición, almacenamiento, suministro y conservación de los bienes y elementos de consumo y dotaciones de la ESAP.

Servicios que presta

  1. Diseñar, proponer, implementar y evaluar las políticas de la gestión de bienes de la Entidad.
  2. Asesorar, coordinar, apoyar y controlar en las Direcciones Territoriales la gestión de bienes en materia de registro, administración y custodia.
  3. Realizar la coordinación de los procesos de clasificación, identificación, codificación, digitación, control, seguridad y depuración de los inventarios de la ESAP.
  4. Prestar asesoría, asistencia técnica, operativa o administrativa en materia de registro, administración, manejo, conservación suministro y baja de los bienes.
  5. Efectuar el registro y contabilización de los bienes y elementos a cargo del almacén.
  6. Planear, programar, ejecutar y supervisar todas actividades y tareas relacionadas con el registro, la administración, custodia, suministro y baja de los bienes de la Entidad.
  7. Promover el buen uso y seguridad de los bienes de la Escuela por parte de los servidores públicos de la Institución.
  8. Apoyar al almacenista en la Administración, y custodia de los bienes y documentos de acuerdo con las normas establecidas.
  9. Proponer e implementar, en coordinación con la Oficina de Planeación, la mejora continua del proceso administrativo para una eficiente, eficaz, ética y efectiva en la gestión de los recursos de la Entidad.
  10. Dar cumplimiento al marco legal vigente en el desarrollo de las actividades propias del Grupo.
  11. Realizar la Programación para el suministro y dotación de elementos, equipos y materiales, así como el ingreso de los mismos para atender oportunamente las solicitudes de elementos verificando que correspondan a los requerimientos de
    las dependencias.
  12. Elaborar el inventario físico de los bienes muebles e inmuebles en servicio y mantener actualizado el inventario de todos los bienes en almacén y en uso para que sirvan de insumo a la elaboración del plan de Adquisiciones de la entidad.
  13. Ejecutar el procedimiento de bajas ante el Comité y realizar los registros en el sistema de inventarios.
  14. Reportar y apoyar al almacenista sobre la pérdida de elementos conforme a la normatividad aplicable.
  15. Mantener actualizada la información en los sistemas de la entidad en coordinación con las Direcciones Territoriales, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la Oficina de Planeación.
  16. Colaborar en la realización de las conciliaciones, verificaciones y ajustes contables que garanticen la confiabilidad y consistencia de la información financiera de la Entidad.
  17. Preparar, analizar, elaborar, consolidar y presentar los informes de acuerdo con las necesidades de los usuarios y de las diferentes entidades de fiscalización y control, con la calidad, periodicidad y oportunidad requerida.
  18. Garantizar el ejercicio del Modelo Integrado de Planeación – MIPG y Gestión, en el ámbito de sus competencias.
  19. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.
  20. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Grupo de Gestión de Compras

Es el encargado de desarrollar plenamente el Plan Anual de Compras, el cual se integra a su vez en el Presupuesto Anual de la Entidad, seleccionar los proveedores, realizar el pedido adecuado y revisar el mismo, llevar un control del Plan de Compras, debidamente soportado.

Dirección de Contratación

Dirección encargada de elaborar, proponer y ejecutar las políticas relacionadas con la gestión contractual, con el fin de satisfacer las necesidades y requerimientos de contratación de la ESAP, contribuyendo así al cumplimiento de los fines y objetivos institucionales.

Servicios que presta

  1. Elaborar, proponer y ejecutar las políticas relacionadas con la gestión contractual.
  2. Dirigir y controlar la ejecución de los procesos de contratación de bienes y servicios en las diferentes modalidades, de acuerdo con el Manual de Contratación vigente.
  3. Compilar, actualizar y difundir las normas y jurisprudencia relacionada con el proceso de gestión contractual
  4. Dirigir la atención de solicitudes relacionadas con la gestión contractual y brindar soporte a las dependencias y direcciones territoriales, en la planeación, ejecución y control de las etapas precontractual, contractual y postcontractual para la adquisición de bienes y/o servicios.
  5. Aplicar los métodos, procedimientos y mecanismos de control para dar cumplimiento a los principios establecidos en la legislación, relacionada con la contratación estatal vigente, garantizando la transparencia, publicidad, selección objetiva, equidad, economía y racionalidad de los procesos de contratación que se adelanten.
  6. Elaborar el Plan Anual de Compras y el Plan General de Contratación de la Escuela, de acuerdo con las normas vigentes y la participación de las dependencias.
  7. Diseñar, elaborar y proponer las actualizaciones al manual de contratación de la ESAP, asegurar su implementación y verificar su cumplimiento.
  8. Dar cumplimiento a los trámites y procedimientos, legalmente establecidos, relacionados con la actividad precontractual, contractual, la designación de interventores o supervisores y la liquidación de contratos.
  9. Convocar, evaluar y seleccionar a la persona natural o jurídica que ofrezca las mejores condiciones técnicas, económicas y administrativas que más se ajusten a los requerimientos exigidos por la ESAP para contratar la entrega de un bien o servicio.
  10. Convocar, evaluar y seleccionar a la persona natural o jurídica, nacional o internacional, que ofrezca las mejores condiciones técnicas, económicas y administrativas que más se ajusten a los requerimientos exigidos por la Entidad.
  11. Liderar el proceso de publicación de la actividad contractual en el Sistema Electrónico de Contratación Pública y en el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes -SIRECI, teniendo en cuenta la normatividad vigente.
  12. Administrar la contratación de los seguros institucionales para protección de sus bienes y operaciones.
  13. Aprobar las garantías o pólizas de cumplimiento exigidas en los contratos celebrados por la ESAP, y verificar que reúnan las condiciones de amparo, vigencia y valor estipulados en los contratos.
  14. Adelantar las actuaciones necesarias para la imposición de sanciones, declaratorias de caducidad e incumplimientos a los contratos.
  15. Formalizar la finalización y liquidación de los contratos suscritos entre la Escuela y el contratista, asegurando el cumplimiento del objeto contractual y de las obligaciones pactadas entre las partes.
  16. Administrar el sistema de información de la gestión contractual de la ESAP¡ coordinar el suministro de la información solicitada por los organismos de control, las autoridades administrativas o jurisdiccionales, las instancias directivas de la Escuela o de quienes la exijan en ejercicio del principio de transparencia y derecho de acceso a información pública.
  17. Coordinar, con la Dirección Financiera, la ejecución, evaluación y seguimiento presupuestal, contable y fiscal que se derive del proceso de contratación.
  18. Hacer seguimiento a las actas de liqUidación y actas de cierre elaboradaS y suscritas por parte de los interventores o supervisores de los contratos.
  19. Orientar y responder por la rendición de informes y cuentas establecida en las normas administrativas y fiscales vigentes.
  20. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Servicios que presta:

  1. Dirigir, orientar y controlar los procesos y actividades de apoyo con el fin de garantizar la atención de los servicios requeridos por las diferentes dependencias institucionales.
  2. Dirigir, orientar y controlar las políticas, planes, programas, proyectos y estrategias del servicio de atención al ciudadano.
  3. Dirigir, orientar y controlar’ las políticas, planes, programas, proyectos y estrategias de talento humano, administrativas, financieras y contractuales, y velar por su cumplimiento.
  4. Proponer, ejecutar y controlar las políticas y operaciones relacionadas con la gestión administrativa, financiera y contractual de la ESAP.
  5. Planificar, organizar, ejecutar, supervisar y controlar las actividades administrativas, financieras, contractuales, y de talento humano, coordinando y orientando las dependencias a su cargo.
  6. Preparar y elaborar junto con la Oficina Asesora de Planeación el anteproyecto de presupuesto y controlar la ejecución del mismo.
  7. Dirigir y controlar la actualización de las normas, sistemas y procedimientos de orden administrativo, financiero, contractual y de administración de personal.
  8. Orientar y concertar los criterios para la realización de estudios fiscales de corto, mediano y largo para caracterizar escenarios de sostenibilidad fiscal.
  9. Dirigir y controlar la gestión de los recursos financieros, físicos, humanos y de infraestructura, que garanticen la sostenibilidad a mediano y largo plazo de la ESAP.
  10. Dirigir la preparación y controlar la ejecución del Programa Anual Mensualizado de Caja.
  11. Dirigir y orientar la adecuada recaudación, administración, disposición e inversión de los bienes y rentas de la ESAP.
  12. Dirigir la elaboración del Plan Anual de Compras.
  13. Efectuar los traslados de fondos de la sede nacional a las Direcciones Territoriales.
  14. Dirigir y controlar que los ingresos y egresos de fondos se efectúen conforme a las normas y procedimientos de carácter legal, presupuestal y fiscal vigentes.
  15. Establecer políticas de administración y control financiero inherentes a los convenios y contratos que suscribe la Escuela en el ámbito nacional e intemacional.
  16. Dirigir la preparación, adopción y aplicación de normas y procedimientos sobre ingreso y desarrollo del talento humano.
  17. Dirigir y orientar las políticas y los programas relacionados con el desarrollo del talento humano, su administración, evaluación del clima organizacional, estímulos e incentivos.
  18. Dirigir y controlar la elaboración y actualización de los manuales específicos de funciones y competencias laborales de la ESAP! en concordancia con las directivas impartidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública y demás órganos competentes.
  19. Proponer y dirigir la ejecución de las políticas, planes, programas y estrategias relacionadas con la administración, mantenimiento y control de los recursos físicos.
  20. Dirigir y controlar la actualización de los inventarios de bienes muebles e inmuebles de la ESAP, y velar por su conservación y adecuada documentación.
  21. Dirigir, controlar y evaluar los procesos de contratación de bienes y servicios requeridos por la ESAP, velando porque las políticas y planes generales de contratación se cumplan de acuerdo con los términos y condiciones establecidos por la ley.
  22. Dirigir y controlar la custodia, almacenaje, protección y distribución de bienes muebles, de consumo y devolutivos necesarios para e1 normal funcionamiento de la ESAP.
  23. Dirigir y controlar la debida prestación de los servicios de vigilancia, aseo, mantenimiento y transporte, que se requieran para el adecuado funcionamiento de la Escuela.
  24. Dirigir y controlar el adecuado registro y control de la información relacionada con las escrituras de los bienes inmuebles.
  25. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.